Cuanto más evoluciona el mundo digital, las preocupaciones se concentran en cómo implementar un ecosistema de seguridad alrededor de la información sensible que se encuentra en las bases de datos de las empresas e incluso en los organismos públicos. La explosión de las tecnologías como el Cloud y el Big Data, presentan focos de atención sobre la información sensible de las personas y las empresas y esto, se ve reflejado en la creciente tendencia de inversión en seguridad informática y en el desarrollo de roles específicos como el de CSO – Chief Security Officer -.
Ahora bien, el concepto de Seguridad de la Información no solamente abarca la información digital, sino que incluye los datos también que se manejan en otros medios como los documentos en papel. Aun en la actualidad, el flujo de la información basada en el papel continúa siendo de suma importancia en una empresa.
La transformación hacia el documento digital
Sin duda, la gestión de la Seguridad de la Información debe incluir la información en documentos basados en papel, y que ésta es tan o más importante que la información que se encuentra en formato digital. Profundizar la gestión de la Seguridad de la Información sobre los documentos basados en papel debe ser una preocupación real. Como referencia, tan solo el 38% de las empresas cuenta con una guía a los empleados de almacenamiento y destrucción de documentos en papel.
Pero la mejor estrategia que se puede implementar es transformar estos documentos en papel en documentos digitales. Al hacerlo, se incorpora esta información dentro del ecosistema de Seguridad de la Información digital, que es donde naturalmente se centran los esfuerzos en Seguridad de la Información de una empresa moderna. Para una correcta transformación de los documentos en papel hacia documentos digitales se debe tener en cuenta que los documentos digitales forman parte de procesos de negocio, donde muchas veces es el documento en papel el centro del proceso.
Las impresoras modernas cuentan con características que no suelen estar implementadas ya que no suelen ser vistas como un punto de riesgo desde el punto de vista de la Seguridad de la Información. Incorporar registro de auditoría de impresiones, autenticación no solamente a la hora de imprimir, sino como requisito para que se genere la copia impresa – de esta forma queda registrado quién generó la copia en papel, y se evita que queden pilas de papel en la impresora que luego nadie reclama y que son material para los curiosos” -, deberían ser las medidas mínimas de seguridad a implementar en cualquier impresora de oficina.
Beneficios del documento digital
Partiendo de los beneficios ya mencionados en cuanto a la transformación de un documento en papel hacia un documento digital, como son la incorporación al ecosistema de Seguridad de la Información digital, y poder dotar a los documentos de las características requeridas por la ISO 27.001; se consiguen una serie de beneficios adicionales que son importante destacar, como ser:
- Mejora la accesibilidad permitiendo acceder a la información desde cualquier lugar, de manera simultánea; cumpliendo con las medidas de seguridad apropiadas.
- Incrementa la seguridad, ya que la copia digital es respaldada, dificultando que el documento se “pierda”. Si el documento tiene información sensible, es posible incorporar mayores medidas de seguridad, algo imposible sobre el documento en papel.
- Ahorra tiempo y espacio, ya que el acceso de la información será más sencillo, no será necesario desplazarse para conseguir la información necesaria – actual e histórica -, y se elimina el espacio físico requerido para almacenar un documento en papel.
- Brinda agilidad en la gestión diaria, permitiendo mejores tiempos de respuesta con los clientes – mejorando su satisfacción-, disminuyendo tiempos en lo que es búsqueda y almacenamiento de la información, y permite a las personas centrarse en las actividades que agregan valor.
Claramente los beneficios no terminan aquí ya que parte de la explosión de internet, Inteligencia de Negocio, la Minería de Datos, e incluso el Big Data están basados en que la información ha pasado a tener un formato digital. Es importante pensar, entonces, cómo hoy se restringe a la empresa - perdiendo ventaja competitiva, agilidad, aumentando su exposición al riesgo, etc. -cuando aún se cuenta con procesos que gestionan información basada en documentos en papel.
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